Verslag van Connie.
Verslagje bezoek Aletta 11/07/2011
We worden allerhartelijkst ontvangen door Evelien Rijsbosch, coördinator services/senior information specialist en Tilly Vriend, coördinator databases/senior projectmanager. Voordat we ook maar kennis hebben gemaakt, plonzen we in de inhoud. Nadat we een stapje terug hebben gedaan en ons hebben voorgesteld, krijgen we een plannetje voorgelegd voor dit werkbezoek. Eerst zullen we rondgeleid worden door Evelien, daarna mogen we nog wat vragen stellen aan Tilly en als er dan nog vragen over zijn, kunnen we weer bij Evelien terecht. Mochten er dan nog vragen over zijn, kunnen we altijd mailen. Kortom gastvrijheid & goodwill galore, een warm bad.
We hebben van te voren een lijst vragen gemaild. Hierbij wat antwoorden.
V Met hoeveel mensen werken julie hier?
A 35 part-timers (samen 20 ft) 12 ft informatiedienstverlening (archiefbeheer zit hierbij in), 2ft pr & marketing, verder hoofd projecten, boekhouding, directie e.d.
V In welke database werken jullie?
A Adlib. Voordeel tov cardbox: je hoeft geen leestekens, interpunctie aan te brengen. Ander voordeel: je kunt heel makkelijk een vraagregistratieformulier in de database bijhouden met de gestelde vragen en gegeven antwoorden (dwz thesaurusterm), datum en naam van degene die het afgehandeld heeft.
V Wat collectioneren jullie (niet)?
A Boeken, tijdschriften, grijs, foto's, egodocumenten, archieven, museaal wel. Geen films, documentaires, tv-programma's. We kijken ook wat anderen doen. Bijvoorbeeld wilde we onze Margriet-collectie wegdoen, maar die wordt nergens anders bewaard en is een geliefde onderzoeksbron. Hebben we dus toch bewaard.
V Wordt er aan de thesaurus gewerkt?
A Doorlopend. Hebben we uren voor.
V Verwijzen jullie veel door naar andere instanties?
A We hebben een uitgebreide en op de website raadpleegbare lijst van verwante organisaties, universiteiten, deskundigen en websites.
V Houden jullie een database bij van relevant wetenschappelijk onderzoek?
A Nee, hebben we gedaan, is geen doen. We verwijzen door en zoeken zelf bij het portal www.narcis.nl
V Hoe werkt jullie zoekmachine?
A De zoekmachine werkt google-iaans, omdat mensen zich daar het prettigst bij voelen. Met een zoekterm wordt in één keer alles doorzocht en in materiaalsoort geordend aangeboden. Wil je meer, kun je geavanceerd zoeken.
Advies: Laat een usabilitytest doen van je website en zoekmachine.
V Gebruiken jullie fact sheets of andere snelle informatiebronnen intern?
A Vragen die vaak gesteld worden zetten we in de faq op de website. Daarnaast maken we dossiers van onderwerpen die actueel zijn. (In ons geval had dat kunnen zijn dit jaar homohuwelijk en art. 248 bis. Volgend jaar de conferentie en 25 jaar homomonument.) Zo'n dossier wordt gemaakt in een content management systeem. Alle info rond een bepaald onderwerp wordt verzameld en toegankelijk opgeschreven, veel plaatjes erbij, leuke lay-out. Dit komt dat elektronisch beschikbaar op de website.
V Wie heeft de informatie op jullie website zo fantastisch ingedeeld en toegankelijk gemaakt?
A Een extern bureau heeft het ontworpen.
V Wat doen jullie met digitalisering?
A We zetten zoveel mogelijk digitaal op de website. We regelen het copyright. Dan bewaren we geen papieren versie.
V Is jullie service gratis?
A Nee, mensen betalen o.a. voor foto's (25-45 euro) en moeten dan nog zelf het copyright regelen. Foto's staan wel digitaal op de site, maar in een dermate slechte kwaliteit dat je er niet veel mee kunt). Mensen betalen voor lenen van boeken en voor informatiedienstverlening die langer duurt dan 15 minuten.
V Wat doen jullie met oral history
A De interviews komen integraal op onze website en van 'verteld verleden'. Ze zijn doorzoekbaar op woorden. Als je iemands ideeën wil horen over bijvoorbeeld 'uiterlijk' dan typ je 'uiterlijk' in en dan krijg je alleen de fragmenten die over uiterlijk gaan.
V Wat doe jullie met de nieuwe media.
A We hebben een 23 dingencursus gedaan. Daarna zijn we er vol ingegaan met twitter, bloggen en facebook. Erg belangrijk. 'Je moet zorgen dat je bent waar zij zoeken naar jou'. We twitteren iedere dag voor tien uur. Dat doet de receptiemedewerker. Die heeft daar een kwartier voor. We hebben een Aletta Jacobs twitter vanuit haar graf en een organisatietwitter. Voor ons blog nodigen we ook gastbloggers uit. (Leuk voor de conferentie!)
Tot zover. Algemene indruk: erg professioneel en toegankelijk.
Advies Connie voor Ihlia: Pak de presentatie van je archief via de catalogus/website professioneler aan (zoek specialist/architect). Begin met dossiers maken rondom onderwerpen. Start een blog rondom de conferentie. Nodig vast gasten uit om iets te vertellen over hun archief en hun vragen/problemen. Mensen kunnen elkaar dan al een beetje leren kennen. Werk de info uit het fact sheet op google docs om tot faqs. Zorg voor een vraagregistratiedatabase. Moet misschien ook kunnen via cardbox. Anders via lightversion van adlib. Is gratis, maar moet gedownload worden.
Het bezoek was erg leerzaam, inspirerend en ontmoedigend tegelijk, aan te raden aan alle collega's. Je leert in een dag meer dan normaal in een jaar.
Aangeraden websites
http://www.verteldverleden.org/
http://www.narcis.nl/
